今の問い合わせフォームのまま営業対応を外注するには？メール通知と引き継ぎの確認表
2026/11/14
問い合わせフォームを作り直す前に、今のフォームから、委託先が一次対応に必要な情報を受け取れるかを確認してください。受付のメール通知を確認できるなら、SWEEKのSales Engine Inboundでは既存フォームのまま、初回架電から追客・日程調整まで相談できます。Sales Engine Inboundの対応範囲
最初に見るのは、回答者宛のメールと管理者宛のメール
問い合わせ後に相手へ送られる受付完了メールと、担当者に届く通知は用途が異なります。委託先に渡す情報は、社内担当者が普段見ている通知を基準に確認します。formrunではフォーム回答時に指定アドレスへ通知する設定が案内されています。Googleフォームにも新規回答のメール通知があります。通知本文に何が載り、別アカウントから回答内容を見られるかは、利用環境で確認してください。formrunのメール通知設定・Googleフォームの回答通知
通知に何が入っていると初回対応できる？
| 情報 | 委託先の使い道 |
|---|---|
| 受付時刻、窓口名 | いつ届いたか、どのフォームの反響かを確認 |
| 氏名・会社名、電話番号・メールアドレス | 本人を確認し、希望に沿う手段で連絡 |
| 問い合わせ種別と内容 | 見積依頼、資料請求、既存顧客の問い合わせなどを判別 |
| 希望の連絡方法・時間帯 | 発信や再連絡の時間を調整 |
| 受付番号などの識別子 | 通知の再送や複数担当への配信で同じ反響を二重処理しない |
実物を確認するときは、架空の氏名と連絡先で作ったテスト用通知を使います。回答が管理画面へのリンクだけで届くなら、そのリンクを誰が開けるかを確認します。複数フォームの通知が同じ件名の場合は、本文の窓口名や受付番号で振り分けられるかも確認します。
外注先へ渡す経路を決める
通知先に委託用アドレスを追加できる場合は、今の社内通知と並行して受け取れるかを確認します。追加できない場合は、対象フォームの通知だけを振り分ける方法を検討します。共用窓口から全件を転送すると、採用、請求、サポートなど別担当向けの内容も混ざりやすいため、まず対象を限定します。
「見積依頼だけ委託」「既存顧客は担当者へ」「電話希望があれば優先」という運用なら、判定に使う項目、判断がつかないときの送り先、外注先が連絡した後に社内へ何を返すかまで、一つの表にします。電話番号がない反響や通知が遅れた反響の扱いも決めておくと、開始後に判断が止まりません。
始める前に3件の想定で流れを確認する
- 商談希望が届く。誰が最初に電話し、日程をどの担当に渡すか。
- 資料請求が届く。受付メール送信と架電の担当が重複しないか。
- 既存顧客からサポート依頼が届く。外注先から営業の電話をかけず、どの窓口へ戻すか。
SWEEKの料金は、事前に合意した条件を満たし実施された 1商談10,000円〜（税抜・個別見積もり）です。初期費用・月額固定費は0円。いま使っているフォームの種類、通知の届き方、任せたい問い合わせの範囲をお聞かせください。Inboundの料金・今のフォームで依頼できるか相談する