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問い合わせへの返信メール例文7選｜資料請求・見積もり・日程調整にそのまま使える

2026/11/14

問い合わせへの返信メールには、何の問い合わせか、いま回答できること、次に何をするかを書きます。すぐに答えが出せないときは、受付と回答予定を先に伝えると、相手はいつまで待てばよいか分かります。

問い合わせの内容別に使える返信メール7選

以下の［　］を自社の情報に置き換えてください。送信前にリンクと添付を開き、相手が閲覧できることも確認します。

1. 商品・サービスについてその場で回答する

件名　［サービス名］へのお問い合わせについて｜〇〇株式会社

［お名前］様
お問い合わせありがとうございます。〇〇株式会社の△△です。

ご質問の［質問内容］について、［結論］です。［対象プランや利用条件があれば記載］。詳しい条件は［URL］でご確認いただけます。

［相手が迷いそうな点］についても確認が必要でしたら、このメールにご返信ください。

［署名］

質問が複数あるときは、質問と回答を一組ずつ並べます。料金を聞かれたら、案内可能な範囲と、別途見積もりになる条件を先に答えます。

2. 資料請求に応える

件名　ご請求いただいた［資料名］のご案内｜〇〇株式会社

［お名前］様
［サービス名］の資料をご請求いただき、ありがとうございます。〇〇株式会社の△△です。

資料は［URL］からご覧いただけます。［お問い合わせにあった内容］については、［ページ番号や見出し］にまとめています。

費用や導入の進め方など、特に確認したいことがありましたら、このメールにそのままご返信ください。

［署名］

案内した資料をすぐ確認できる位置にリンクを置きます。電話での連絡を希望されている場合は、連絡予定も添えます。

3. 見積もり依頼に返信し、必要な条件を確認する

件名　［案件名］のお見積もりに必要な確認事項｜〇〇株式会社

［お名前］様
お見積もりのご依頼ありがとうございます。〇〇株式会社の△△です。

［すでに確認できた依頼内容］で承りました。費用を算出するため、［利用人数・数量など］と［希望の開始時期など］を教えていただけますでしょうか。

ご回答をいただいてから［所要日数］を目安にお見積もりをお送りします。まだ決まっていない項目は、現時点での目安で差し支えありません。

［署名］

すでにフォームに書いてある内容は聞き直さず、金額や納期に影響する項目をまとめて確認します。条件がそろっていれば、追加質問を省いて提出予定を伝えます。

4. すぐに回答できず、社内確認が必要

件名　［問い合わせ内容］を確認しております｜〇〇株式会社

［お名前］様
［問い合わせ内容］についてご連絡いただき、ありがとうございます。〇〇株式会社の△△です。

現在、［確認している項目］を担当部署に確認しています。［月日・時刻］までに、回答または確認状況をご連絡します。

［今の段階で案内できる情報があれば記載］

［署名］

調査にかかる日数が読めないときは、確約できる次の連絡日時を書きます。回答予定を過ぎそうな場合は、その前に状況を知らせます。

5. デモ・打ち合わせの日程候補を送る

件名　［サービス名］のデモ日程のご案内｜〇〇株式会社

［お名前］様
デモのご希望をいただき、ありがとうございます。〇〇株式会社の△△です。

お問い合わせにあった［確認したい機能や課題］を中心に、オンラインで［30分など］ご案内します。以下の候補で、ご都合のよい日時をお知らせください。

• ［月日・曜日・時刻］
• ［月日・曜日・時刻］
• ［月日・曜日・時刻］

いずれも難しい場合は、ご希望の時間帯をお知らせください。日時が決まり次第、参加URLをお送りします。

［署名］

メールで回答できる質問は一緒に答えておきます。先方が打ち合わせを希望していない場合は、まず求められた情報を返します。

6. 依頼に対応できないことを伝える

件名　［依頼内容］についてのご回答｜〇〇株式会社

［お名前］様
［依頼内容］についてご相談いただき、ありがとうございます。〇〇株式会社の△△です。

ご希望の［具体的な条件］については、弊社の［提供範囲・日程など］の都合により、お引き受けが難しい状況です。［実際に案内できる代替の条件や窓口］でしたら、ご案内できます。

［署名］

案内できる代替手段がなければ、その一文は外します。断る範囲が一部なら、何なら対応できるかを具体的に書きます。

7. フォーム送信時に自動返信する

件名　お問い合わせを受け付けました｜〇〇株式会社

［お名前］様
〇〇株式会社へお問い合わせいただき、ありがとうございます。

お問い合わせを受け付けました。［対応時間・回答の目安］に沿って、担当者よりご連絡いたします。

［追加の連絡に使えるメールアドレス、または問い合わせ窓口］

〇〇株式会社 ［担当窓口名］

自動返信で受付が済んだことを知らせたうえで、担当者からの回答を送ります。受付メールと担当者メールは件名を分けると、相手が回答を見つけやすくなります。 サイボウズの問い合わせ返信ガイド

件名と送信前に確認すること

同じ用件にメールで返信する場合は、元の件名に付く「Re:」を残すと会話をたどりやすくなります。フォーム通知から新しくメールを作る場合は、「［サービス名］のお見積もりについて｜〇〇株式会社」のように、受け取った人が用件を思い出せる件名にします。署名には会社名、担当者名、返信や折り返しに使える連絡先を入れます。 サイボウズの問い合わせ返信ガイド

送る前に、相手の質問に答えているか、宛先や添付が正しいか、次に連絡する担当と時刻が決まっているかを確認します。

問い合わせにメールで返すか、電話もするか

相手がメールでの回答を希望しているなら、メールで答えます。費用や機能など答えが短い質問も、先にメールで返せば相手が見返せます。

一方、見積もりの条件が複数ある、導入時期が迫っている、折り返しを希望されているときは、短い電話で要件を整理すると話が進みます。連絡方法の指定がなければ、メールで回答できる部分を返したうえで、「条件を整理するため、5分ほどお電話してもよろしいでしょうか」と都合を聞く方法もあります。

返信後に確認が必要な案件は、対応する人・次の連絡日・確認することを記録します。資料請求後の電話や、不在時の連絡の文面も用意しておくと、担当が変わっても引き継げます。 フォローコールの手順と文例

問い合わせが増え、返信後のフォローまで手が回らないとき

文例を揃えても、営業が商談中に届いた問い合わせを拾う担当がいなければ、連絡は後回しになります。まずは「新しい問い合わせを拾う人」と「見積もりや提案をする人」を決めておきましょう。

SWEEKのSales Engine for Inboundは、問い合わせや資料請求後の初回架電から、電話・SMS・メールでの追客、日程調整まで対応します。既存のフォームでも、問い合わせ通知メールを受け取れれば対応できます。 支援内容と料金を見る

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