SaaSを効果的に導入するためのステップバイステップガイド

2024/06/25

「SaaSを効果的に導入する手順は？」

「SaaS導入で失敗しないための注意点は？」

上記のように、SaaSの導入方法について知りたい方は多いのではないでしょうか。

SaaSは企業の業務効率を大幅に向上させる手段であり、従来のオンプレミス型システムよりも導入コストを抑えることができます。

本記事では、「SaaSを効果的に導入する手順」や「SaaS導入で失敗しないための注意点」などについて紹介していきます。

これからSaaSの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

SaaS導入前の準備

ここでは、SaaS導入前の準備に必要な「導入目的の明確化」「必要な機能の洗い出し」について紹介します。

それぞれのステップを理解し、効果的なSaaS導入を目指しましょう。

導入目的の明確化

SaaSを導入する際には、まず導入目的を明確にすることが重要です。

理由は、目的が曖昧なままでは、導入後の効果を最大限に引き出せないからです。

例えば、業務の効率化を目的とする場合、具体的にどの業務をどのように改善したいのかを明確にする必要があります。

A社では、顧客管理の効率化を目的としてSaaSを導入し、業務時間の短縮と顧客満足度の向上を実現しました。

さらに、コスト削減やデータの一元管理など、他の目的を併せて設定することで、より多くのメリットを得られます。

このように、導入目的をしっかりと定めることで、SaaSの効果を最大限に引き出すことができるのです。

必要な機能の洗い出し

SaaS導入前に必要な機能を洗い出すことが重要です。

なぜなら、必要な機能を明確にすることで、最適なSaaSを選ぶことができるからです。

例えば、業務管理ツールを導入する場合、タスク管理、進捗確認、報告書作成など、具体的な機能をリストアップします。

ある企業では、このステップを徹底した結果、業務効率が大幅に向上し、導入コストの削減にも成功しました。

さらに、関係者全員から意見を集めることで、見落としがちなニーズを拾い上げることができます。

市場調査を行い、他社の成功事例を参考にすることも有益です。

このように、必要な機能をしっかりと洗い出すことで、SaaS導入の成功率を高めることができるのです。

SaaS導入のステップ

SaaS導入の以下の手順について紹介していきます。

• 適切なサービスの選定
• 契約と導入スケジュールの計画
• 実際の導入プロセス

手順やスケジュールを把握して計画的に導入するようにしましょう。

適切なサービスの選定

SaaSを導入する際は、適切なサービスの選定が不可欠です。

理由は、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことで、最大限の効果を得られるからです。

例えば、業務効率化を目指す場合、タスク管理や進捗確認の機能が充実したサービスを選ぶと良いでしょう。

不動産会社では、詳細な機能比較を行い、自社の業務フローに最適なサービスを選定した結果、業務効率が大幅に向上しました。

さらに、導入前にはトライアル期間を活用し、実際の操作感やサポート体制を確認することが重要です。

他社の導入事例を参考にすることで、見落としがちなポイントを把握することもできます。

このように、適切なサービスを選定することで、SaaS導入の効果を最大化することが可能です。

テレアポ代行のシステムの場合、特に通話録音やスクリプト管理、リスト管理機能の充実が求められます。

トライアル期間中にこれらの機能が自社のニーズに適合するか確認し、サポート体制が万全かどうかもチェックしましょう。

最適なサービスを選ぶことで、テレアポの効率が向上し、営業成果が大幅に改善されることが期待できます。

契約と導入スケジュールの計画

SaaSをスムーズに導入するには、契約と導入スケジュールの策定が重要です。

理由は、計画的に進めることで、導入の混乱を防ぎ、効果的に活用できるからです。

例えば、まずサービスプロバイダーとの契約を結び、導入の具体的なスケジュールを立てることが必要です。

一般的なスケジュールは以下の通りです。

ステップ	期間	タスク
契約締結	1週目	サービスプロバイダーとの契約締結
ニーズ分析	2週目	自社のニーズと要求を詳細に分析
サービス選定	3週目	最適なSaaSサービスを選定
トライアル開始	4週目	選定したサービスのトライアルを開始
トライアル評価	5週目	トライアル期間の評価と改善点の洗い出し
正式に導入	6週目	正式にサービスを導入
研修	7週目	従業員へのトレーニングを実施
運用開始	8週目	運用を開始し、定期的なレビューを行う

上記のスケジュールであれば約2カ月でSaaSを導入し運用することができます。

SaaSのサービスによって、スケジュールは異なり、短期間で運用開始できるケースもあります。

詳細な導入スケジュールを策定し、各ステップでのタスクと担当者を明確にすることで、スムーズに導入することができます。

このように、SaaSを導入する際には、契約と導入スケジュールをしっかりと策定することが大切になります。

実際の導入プロセス

SaaSの導入は、各手順を正しく守ることで、導入後のトラブルを最小限に抑え、スムーズな運用を実現できます。

例えば、以下のような具体的な手順を経ることがおすすめです。

上記の手順を徹底することで、導入初期の混乱を避け、業務効率を大幅に向上させることができます。

このように、実際の導入プロセスを理解し、計画的に進めることで、SaaSをスムーズに導入することができます。

SaaS導入後の運用方法

SaaS導入後の運用方法を正しく理解することが大切です。

適切な運用ができなければ、せっかくのSaaS導入の効果が半減してしまうことがあります。

ここでは、導入後の「定期的な見直しと改善」や「ユーザーサポートとトレーニング」などの運用方法について紹介していきます。

定期的な見直しと改善

SaaS導入後の運用方法には、定期的な見直しと改善が重要になります。

なぜなら、システムを有効に運用するためには、現状の課題を早期に発見し、迅速に対策を講じる必要があるからです。

例えば、月に一度の定期レビューを実施し、利用状況やパフォーマンスを確認します。

これにより、ユーザーからのフィードバックを集め、必要な改善点を特定することができます。

A社では、定期的なレビューを通じて、使用頻度の低い機能を特定し、従業員に対する追加トレーニングを実施することで、システムの効果を最大限に引き出しました。

さらに、データ分析とメトリクスを活用して、パフォーマンス指標（KPI）をモニタリングし、問題が発生した場合には迅速に対処することが重要になります。

このように、定期的な見直しと改善を行うことで、SaaSの運用効果を持続的に高め、組織全体の効率性を向上させることが可能です。

ユーザーサポートとトレーニング

SaaS導入後の運用には、ユーザーサポートとトレーニング（研修）が重要です。

その理由は、ユーザーがシステムを効果的に使いこなせなければ、導入の効果が半減してしまうからです。

例えば、導入直後に全従業員に対する基本トレーニングを実施し、操作方法や主要な機能を理解してもらいます。

その後、定期的にフォローアップのトレーニングやサポートセッションを行い、新機能や効率的な使い方を紹介します​ ​。

ある企業では、定期的にウェビナーを開催し、ユーザーからの質問にリアルタイムで答えることで、ユーザーの理解度を向上させました。

また、オンデマンドのビデオチュートリアルやFAQを提供し、いつでも参照できるリソースを用意しています​ ​。

さらに、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）を活用して、各ユーザーの役割に応じたトレーニングを行い、必要に応じてリアルタイムのサポートを提供することも有効です​ ​。

継続的なサポートとトレーニングを提供することで、SaaSの利用効果を最大化し、業務の効率化を図ることができます。

さらに、ユーザーからのフィードバックを収集し、システムの改善点を特定することも重要です。

SaaS導入の成功事例

SaaS導入の以下の成功事例について紹介していきます。

• 導入プロセスがスムーズだった事例
• 導入後に効果を発揮した事例

導入プロセスがスムーズだった事例

SaaS導入の成功事例として、スムーズに進んだ具体例を紹介します。

例えば、A社では、新しいCRMシステムを導入する際に、細かな計画と段階的な実施がスムーズな導入につながりました。

まず、プロジェクト開始前に全体の目標と期待する成果を明確に設定しました。

次に、ユーザーのニーズを詳しく調査し、それに基づいたトレーニングプログラムを作成しました。

さらに、トライアル期間を設け、実際の使用感を確認し、ユーザーからのフィードバックを集めてシステムを微調整しました。

B社では、Slackを導入してチーム間のコミュニケーションを円滑にし、リアルタイムでの更新や協力を実現しました。

その結果、コミュニケーションの遅延が30%減少し、チームの協力が20%向上しました。

また、プロジェクトのタイムラインと納品が大幅に改善されました​ ​。

導入後も、定期的にサポートセッションを実施し、新機能の紹介や操作方法の確認を行いました。

これにより、従業員のシステム習熟度が向上し、導入効果が最大限に引き出されました。

この企業では、導入後の定期レビューも行い、システムの運用状況を常に把握することで、継続的な改善を図りました。

このように、事前準備と段階的な実施、継続的なサポートが揃うことで、SaaS導入はスムーズに進み、期待以上の成果を上げることができます​​。

導入後に効果を発揮した事例

SaaS導入後に効果を発揮した事例を紹介します。

例えば、A社では、プロジェクト管理の効率化を図るために、クラウドベースのプロジェクト管理ツールを導入しました。

この企業は、導入前に現行のプロジェクト管理方法の課題を洗い出し、最適なSaaSプロバイダーを選定しました。

導入後、全従業員に対して徹底的なトレーニングを実施し、新しいシステムの使い方を教育しました。

その結果、プロジェクトの進行状況がリアルタイムで把握できるようになり、作業効率が大幅に向上しました。

具体例として、Shopifyの導入事例では、オンラインストアの運営が劇的に改善されました。

Shopifyを導入することで、店舗管理が一元化され、商品の在庫管理や注文処理が効率化されました。

その結果、運営コストが20%削減され、売上が30%増加しております。

このように、SaaS導入後に得られる成果を最大化するためには、システムの有効活用と改善を続けることが重要です。

SaaS導入で失敗しないための注意点

SaaS導入で失敗しないための注意点は以下の通りです。

• 適切なベンダーの選定
• 継続的なサポート体制の整備

それぞれの注意点について紹介していきます。

適切なベンダーの選定

SaaS導入で失敗しないためには、適切なベンダーの選定が重要です。

なぜなら、適切なベンダーを選ぶことで、システムの安定性やサポート体制が確保され、導入後のトラブルを未然に防げるからです。

例えば、ベンダー選定の際には、まず提供するサービスの機能が自社のニーズに合っているかを確認することが重要です。

具体的には、他の企業の事例や口コミを参考にし、ベンダーの信頼性を確認します。

次に信頼性の高いベンダーを選定するために、複数の候補から見積もりを取り、デモを実施して比較検討します。

その結果、選定したベンダーは、導入後も迅速なサポートを提供し、トラブル時には即座に対応してくれました。

このように、適切なベンダーを選定することで、SaaS導入の成功率を高めることができます。

適切なベンダーの選定は、SaaS導入の成否を左右する重要なステップです。信頼性の高いベンダーとパートナーシップを築くことで、導入後も安心してシステムを運用できるでしょう。

継続的なサポート体制の整備

SaaS導入で成功するためには、継続的なサポート体制の整備が欠かせません。

例えば、24時間対応のサポートや、電話やチャットを通じた迅速な対応が可能なベンダーを選ぶことが重要です。

トラブル時の迅速な対応が導入後の効果を最大化するからです。

以下のポイントを押さえるようにしてください。

このように、継続的なサポート体制を整備することで、SaaS導入の成功率を高め、導入後の効果を最大限に引き出すことができます​。

SaaSの導入方法についてよくある質問

SaaSの導入方法についてよくある質問を紹介します。

• SaaSを導入するメリットは何ですか？
• どんな種類のSaaSがありますか？
• SaaS導入に失敗する原因は何ですか？

SaaSを導入するメリットは何ですか？

SaaSを導入するメリットは多岐にわたります。

まず、ソフトウェアの開発が不要です。SaaSはクラウドサーバー上で提供されるため、自社でソフトウェアを開発する必要がありません。

これにより、開発コストや時間を大幅に削減できます。サービスに申し込むだけで、すぐに利用を開始できる手軽さが魅力です。

次に、ユーザー側の管理が不要です。SaaSの管理はベンダー側で行われるため、ユーザーはシステムのメンテナンスやアップデートを気にする必要がありません。

これにより、運用負担が軽減され、コア業務に集中することができます。

さらに、導入・ランニングコストが安い点も挙げられます。

ソフトウェア開発が不要で、ユーザー側の管理も不要なため、初期費用や運用コストが低く抑えられます。これにより、中小企業でも導入しやすくなります。

最後に、場所を選ばずにアクセスできる点が便利です。

インターネット接続があれば、どこからでもソフトウェアにアクセスできます。これにより、リモートワークや出張先からの業務がスムーズに行えます。

これらのメリットから、SaaSの導入は企業の業務効率を大幅に向上させる手段としておすすめです。

どんな種類のSaaSがありますか？

SaaSにはさまざまな種類があります。

以下の表は、代表的なSaaSの種類とその特徴・用途をまとめたものです。

種類	特徴・用途	代表的なサービス
ERP（企業資源計画）	財務、人事、製造、供給チェーン管理などの企業のあらゆる業務を一元管理し、効率化を図るシステム	SAP S/4HANA、Oracle Cloud ERP、Workday
CRM（顧客関係管理）	顧客データの一元管理、コミュニケーションの追跡、マーケティングキャンペーンの管理が可能なツール	Salesforce、Microsoft Dynamics 365、HubSpot
会計システム	企業の財務管理を自動化し、正確さを保つためのシステム。帳簿記録、財務報告、税務計算などを効率的に行う	freee、弥生会計、マネーフォワード クラウド
在庫管理システム	製品の在庫レベルを最適化し、過剰在庫や品切れを防ぐためのシステム。リアルタイムの在庫データと分析を提供	NetSuite Inventory Management、Zoho Inventory、Shopventory
プロジェクト管理	プロジェクトの計画、実行、追跡を支援するツール	Asana、Trello、Jira
コミュニケーションツール	チーム内のコミュニケーションを促進するツール	Slack、Microsoft Teams、Zoom
マーケティングオートメーション	マーケティング活動の自動化を支援するツール	HubSpot Marketing Hub、Marketo、Eloqua
セキュリティ対策	データの漏洩や不正アクセスを防ぐためのツール	McAfee Endpoint Security、Crowdstrike Falcon Host、Palo Alto Networks Cortex XDR
人事労務	採用、給与、福利厚生などの業務を管理するツール	Workday HCM、BambooHR、Zenefits
ドキュメント管理	文書の作成、共有、編集を支援するツール	Google Drive、Dropbox Business、Box

これらのシステムを導入することで、企業はさまざまな業務の効率化と最適化を実現できます。 ​​

SaaS導入に失敗する原因は何ですか？

SaaS導入に失敗する原因はいくつかあります。導入プロセスや運用計画に問題があると、期待した効果を得られないことがあります。

まず、課題の解決に至らなかったことが一因です。これは、導入前に解決すべき課題を明確にしなかった場合に起こりがちです。課題を正確に把握し、適切なSaaSを選ぶことが重要です。

次に、数人のメンバーで評価したため、全社的な運用が想定できなかったことです。導入前に全社的な視点で評価を行わないと、導入後に問題が発生しやすくなります。全員の意見を取り入れて評価を行いましょう。

また、既存システムとの相性が悪いことも失敗の原因です。既存システムとの統合がうまくいかないと、SaaSの効果が半減してしまいます。事前にシステムの互換性を確認することが重要です。

さらに、目的をもっと具体的にしておくべきだったことも挙げられます。導入の目的や期待する効果を具体的に定めることで、導入後のギャップを防ぐことができます。

これらのポイントに注意することで、SaaS導入の失敗を防ぎ、効果的に活用することができます。導入前に十分な準備と計画を立てることが大切です。

まとめ

SaaSを効果的に導入するためには、いくつかの重要な手順と注意点があります。

まず、導入目的を明確にし、必要な機能を洗い出すことが大切です。

これにより、適切なサービスを選定し、導入効果を最大化できます。

次に、契約と導入スケジュールを計画的に立て、実際の導入プロセスを段階的に進めることが求められます。

さらに、導入後の定期的な見直しと改善、ユーザーサポートとトレーニングの提供が不可欠です。

これらのステップを踏むことで、SaaS導入の成功率を高め、業務効率を向上させることができます。