テレアポノウハウ

テレアポで担当者不在と言われる理由とは？対処方法を解説します！

2024/02/25

テレアポ業務を行ったことがある方は、電話をしても担当者が不在と返されたという経験があるかもしれません。

この場合、対応をどうするか分からず、そのまま電話を切ってしまうこともあります。

中には、何度電話を掛け直しても担当者不在と返され、担当者と話ができないケースもあります。

このようなケースでは、どのように対応すれば担当者とはなしができるのか、気になるかもしれません。

テレアポの電話をした際に、担当者不在と返されるには理由があり、その理由によってはタイミングをあわせることで担当者と話ができる可能性が高まります。

また、電話を切る前に適切な対応をとることで、次に電話をした際のテレアポの成功率を上げることが可能です。

この記事では、テレアポで担当者が不在と言われる理由と、その際の対処法について解説します。

また、担当者が不在と返されないためのコツについても解説します。

もしテレアポでコンタクトが取れないことが多いと感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

テレアポで担当者不在と言われる主な理由３つ

テレアポで担当者が不在と言われる主な理由には、以下の3つがあります。

・担当者が拒否している
・本当に担当者が不在
・電話に出た人が取り次がないようにしている

それぞれについて解説します。

担当者が拒否している

1つ目の理由としては、担当者が取り次ぎを拒否しているケースです。

担当者が営業活動の電話を受けたくない、または、仕事が多忙で電話に出られないなどの理由が考えられます。

もし営業活動の電話を受けたくない担当者の場合、話を聞いてもらうことは困難です。

一方、仕事が多忙の場合は、仕事の空いた時間に電話をすることができれば、話を聞いてもらえるかもしれません。

本当に担当者が不在

2つ目の理由は、担当者が本当に不在であるという場合です。

担当者が不在である理由には、
・外出中
・打ち合わせ中
・離席している
・出張や休暇中
などがあります。

もしテレアポで担当者が不在と言われた場合は、その理由を聞いてみるようにしましょう。

その理由によっては、電話をかけて担当者とつながる可能性がある日時が分かるためです。

担当者が出張や休暇であれば、不在の期間が長くなる可能性があります。

一方で、一時的に離席しているだけであれば、改めて電話をすることで、担当者につながる可能性があります。

電話に出た人が取り次がないようにしている

3つ目の理由は、電話に出た人がその人の意思で不在と判断しているケースです。

これは、業務とは関係のない電話は営業活動であると判断し、一律で取り次がないことにしているためです。

特に、大手企業の代表電話番号にかけた場合は、電話に出た人の判断で担当者が不在と言われることがあります。

テレアポで担当者不在と言われた際の対処方法

ここでは、テレアポで担当者が不在と言われた際の対処方法について解説します。

対処方法には、以下のものがあります。

・何時頃にかけなおすべきか尋ねる
・担当者名を尋ねる
・日を改めてかけなおす
・良い印象を残して電話を終える
・リストから除外することも検討する

それぞれについて解説します。

何時頃にかけなおすべきか尋ねる

もし担当者が不在と言われた場合は、担当者の都合のいい時間帯を尋ねるようにしましょう。

担当者の都合を聞いておくことで、何度も電話をかける手間が省けるためです。

「本日は何時頃お戻りでしょうか？」
「何時頃ですとお話しできますでしょうか？」
などと、具体的な時間を聞き出すようにしましょう。

担当者名を尋ねる

もし担当者の名前が分からない場合は、名前を聞くようにしましょう。

名前を聞いておけば、次に電話をかけた際にその名前を伝えることで、担当者と話せる可能性が高くなるためです。

日を改めてかけなおす

担当者が不在と返された場合は、日を改めてかけなおすのも一つの方法です。

担当者が不在と言われた際、都合のいい時間帯を尋ねた場合に「明日は出社します」「午後には戻ると思います」と言われた場合でも、すぐに電話するのは避けておきましょう。

これは、「しつこい」と思われるのを防ぐためです。特に、あまり歓迎されていない様子の場合は、日を改めたほうがいいでしょう。

ただし、電話を受け継いだ人が具体的な時間帯を指定した場合は、その時間に合わせて電話するようにしましょう。

良い印象を残して電話を終える

担当者が不在と言われた場合に電話を切る際は、できるだけ相手に良い印象を残して電話を終えるようにしましょう。

良い印象を残しておくと、担当者に電話があったことを伝えてもらえる可能性が高くなるためです。

電話を切る前にはできるだけ明るい声で、電話対応をしてくれたことに対してお礼を伝えましょう。

担当者につながらないのは気分が良くないかもしれませんが、声が低くならないように注意が必要です。

リストから除外することも検討する

何度電話をしても担当者につながらない場合は、連絡先のリストから除外することも検討しましょう。

これは、担当者がテレアポを拒否している可能性があるためです。

テレアポを拒否している相手に何度も電話をしてみても、話を聞いてもらえる見込みはありません。

リストから除外し、別の顧客にテレアポをするのもひとつの方法です。

担当者不在と返されないようにする３つのコツ

テレアポで担当者が不在と返されるのには、様々な理由がありますが、不在と返されないようにするコツがあります。

ここでは、このコツについて解説します。

営業感を出しすぎない

テレアポで電話をする際には、営業感を出しすぎないようにしましょう。

電話に出た人にとっては、営業の電話は業務に関係がないため、取り次ぎを断る可能性が高くなります。

そのため、
・「○○様をお願いいたします。」
・「○○の件でお話させていただきたいのですが」
などのフレーズを用いて、営業と思われないように工夫しましょう。

「販売」や「ご案内」などの言葉を使うと、商品の販売目的と判断される場合があります。

そのため、できるだけセールスと感じさせないように話しましょう。

言葉遣い、声のトーンを意識する

テレアポでは、言葉遣いや声のトーンも重要です。

聞きやすいトーンで丁寧な言葉遣いで話すことで、良い印象を残すことができます。

テレアポでは相手には声しか届かないため、声や言葉遣いで好印象を与えることが重要です。

また、相手からどのように聞こえているかを確認するため、ボイスレコーダーで録音し、自分の声がどのような印象を与えるか確認してみるのもおすすめです。

架電前に企業の情報を把握しておく

テレアポで電話をする前に、企業の情報を把握しておくようにしましょう。

企業の公式サイトやプレスリリース、ニュース記事から情報を収集しておきましょう。

企業のニーズを把握しておくことで、会話の糸口が見つかるかもしれません。

把握しておくべき情報としては、
・企業の業務内容
・最近リリースした商品やサービス
・企業の課題やニーズ
などがあります。

また、SNSの投稿やブログ記事を確認することも効果的です。

まとめ

ここまで、テレアポで担当者が不在と返される理由と、その対処法について解説しました。

テレアポで担当者が不在と言われる理由はいくつかあり、その理由によっては再度電話をすることで担当者と話せる可能性がある場合があります。

また、不在と言われて電話を切る際にも、良い印象を残すなど、次に電話をした際に担当者につながる工夫をするようにしましょう。